Rechnung Pflichtangaben

Welche Pflichtangaben gehören in eine Rechnung?

Checkliste 
Wie erstelle ich eine richtige Rechnung

Das Ausstellen vollständiger und richtiger Rechnungen gehört zu den wichtigen administrativen Aufgaben im Unternehmen. Der Gesetzgeber verlangt bestimmte Pflichtangaben in der Rechnung, die besonders für den Vorsteuerabzug von Bedeutung sind. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger sollten diese Pflichtangaben kennen.

Erbringen Sie als Unternehmer eine Leistung und erhalten ein Entgelt, stellen Sie dafür in der Regel eine Rechnung aus. In vielen Fällen sind Sie dazu vom Gesetzgeber verpflichtet – beispielsweise, wenn Sie für einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen arbeiten. Dann müssen Sie Ihre Rechnung binnen sechs Monaten nach erbrachter Leistung ausstellen, andernfalls droht ein Bußgeld. Jedoch verlangen auch viele Privatpersonen eine Rechnung, um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Ihre Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, die vom Umsatzsteuergesetz vorgegeben sind und Bedeutung für den Vorsteuerabzug haben. Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger müssen alle Angaben einer Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen, denn nur eine Rechnung mit vollständigen und richtigen Angaben berechtigt zum Vorsteuerabzug!

Ihre Rechnung muss gemäß § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift

Der vollständige Name und die vollständige Anschrift beider Vertragspartner sind Pflichtangaben in einer Rechnung. Wichtig ist dem Finanzamt dabei, dass es Leistungserbringer und Leistungsempfänger eindeutig feststellen kann.

Sie können die Postanschrift, ein Postfach oder auch eine Großkundenadresse verwenden. Bei Unternehmen mit mehreren Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteilen können Sie jede dieser Anschriften verwenden. Bei Kleinbetragsrechnung bis 150,- € dürfen Sie ganz auf die Anschrift des Leistungsempfängers verzichten.

Unser Praxistipp: Lassen Sie sich im Zweifelsfall die richtige Anschrift vom Vertragspartner bestätigen.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Ihrer Steuernummer ist eine Pflichtangabe in der Rechnung. Sie können stattdessen auch Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.) verwenden, die Ihnen das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag erteilt.

Wenn Sie als Unternehmer in fremden Namen und für fremde Rechnung arbeiten, müssen Sie die Steuernummer oder Ust-IdNr. des leistenden Unternehmens angeben. (Beispiel: Tankstellenpächter arbeiten im Namen und auf Rechnung eines Mineralölunternehmens.)

Bei bestimmten Geschäften, beispielsweise innerhalb des europäischen Gemeinschaftsgebiets, müssen Sie neben Ihrer eigenen auch immer die Steuernummer Ihres Vertragspartners nennen.

Unser Praxistipp: Informieren Sie sich vorab, welche Steuernummer oder -nummern Sie benötigen.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Ausstellungsdatum ist eine Pflichtangabe in der Rechnung und eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Dennoch geschehen auch hier Fehler, zum Beispiel bei der Wiederverwendung von Rechnungsvorlagen vom vergangenen für den laufenden Monat.

Unser Praxistipp:  Ersparen Sie sich den Ärger um fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben in der Rechnung. Machen Sie sich und Ihren Kunden die täglichen administrativen Arbeiten leichter. Erstellen Sie Angebote und Rechnungen einfach, vollständig und richtig mit Addison OneClick Angebot & Rechnung.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Die fortlaufenden Rechnungsnummer ist eine weitere Pflichtangabe in der Rechnung. Durch die Nummerierung soll sichergestellt werden, dass eine von Ihnen ausgestellte Rechnung einmalig ist und eindeutig identifiziert werden kann. Deshalb muss die Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig sein. Ansonsten sind Ihrer Phantasie beim Aufbau der Rechnungsnummer kaum Grenzen gesetzt – erlaubt ist, was gefällt bzw. was Ihnen die alltägliche Arbeit erleichtert.

Sehr nützlich ist die Bildung sogenannter Nummernkreise: Damit können Sie Ihre Rechnungen zeitlich, örtlich und organisatorisch sortieren, beispielsweise nach Jahr, Ort, Filiale und vielem mehr. Sie dürfen dazu Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben verwenden.

Beispiel:

Rechnungsnummer: „DEU-2017-BER-00123“

„DEU“: Lieferzone, z.B. Deutschland, EU, nicht-EU

„2017“: laufendes Jahr

„BER“: Niederlassung Berlin

„00123“: laufende Nummer

Unser Praxistipp: Rechnungsnummern müssen nur eindeutig und fortlaufend, nicht lückenlos vergeben werden!

Menge und handelsübliche Bezeichnung gelieferter Waren oder Umfang und Art erbrachter Leistungen

Menge und handelsübliche Bezeichnung sind Pflichtangaben in einer Rechnung, gleiches gilt für Dienstleistungen. Wichtig ist dem Finanzamt, dass die Bezeichnungen eindeutig sind und die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes leicht ermöglicht. Eine detaillierte Angabe aller Waren oder Leistungen ist dabei nicht nötig. Sammelbezeichnungen wie „Büroartikel“ oder „Baumaterial“ sind ausreichend, zu allgemeine Beschreibungen wie „Geschenke“ oder „Beratung“ sind es allerdings nicht.

Unser Praxistipp: Informieren Sie sich über die anzuwendenden Steuersätze und schaffen Sie sich Standardbezeichnungen für die von Ihnen angebotenen Artikel.

Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung und Zeitpunkt der Zahlung

Der Zeitpunkt einer Lieferung oder Leistung und der Zeitpunkt der Zahlung sind Pflichtangaben in einer Rechnung. Als Zeitpunkt der Lieferung gilt dabei entweder die Abholung einer Ware, der Versand einer Ware oder die Fertigstellung und Abnahme einer Ware oder Dienstleitung durch den Kunden. Da diese Zeitpunkte in der Praxis nicht immer einfach zu ermitteln sind, gibt sich das Finanzamt hier mit der Angabe des Kalendermonats zufrieden.

Manchmal steht der endgültige Liefer- oder Leistungstermin noch gar nicht fest. Dann muss ein voraussichtliche Termin angegeben werden. Sie können sich aber auch mit einem Verweis auf den Lieferschein behelfen – der Lieferschein muss dann datiert und eindeutig der Rechnung zuzuordnen sein.

Ist der Zeitpunkt der Zahlung bekannt, muss auch dieser angegeben werden. Wird eine Voraus- oder Anzahlung für eine noch zu erbringende Lieferung oder Leistung abgerechnet, so muss dies auf der Rechnung kenntlich gemacht werden.

Unser Praxistipp: Auch wenn Rechnungs- und Liefer- oder Leistungsdatum identisch sind – Sie müssen den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung angeben!

Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz oder Steuerbefreiung

Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz oder Steuerbefreiung sind Pflichtangaben in einer Rechnung. Alle Beträge müssen einzeln aufgelistet sein. Denken Sie daran, dass für einige Waren und Dienstleitungen ermäßigte Steuersätze gelten.

Wenn Sie für eine Ware oder Dienstleitung eine Steuerbefreiung geltend machen wollen, sollte Ihre Rechnung den Grund für die Steuerbefreiung nennen. Es genügt eine umgangssprachliche Formulierung, Sie müssen das genaue Gesetz weder nennen noch zitieren.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150,- € entfällt die Pflicht zur Auflistung einzelner Beträge, stattdessen genügen der Gesamtrechnungsbetrag und der Steuersatz oder der Grund für die Steuerbefreiung.

Unser Praxistipp: Informieren Sie sich vorab über ermäßigte Steuersätze und Steuerbefreiungen!

Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts

Eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, beispielsweise Skonto, Bonus oder Rabatt, ist eine Pflichtangabe in der Rechnung.

Sie können die vereinbarte Minderung als Brutto- oder Nettobetrag, aber auch als Prozentwert angeben. Bei einem Rabatt oder Bonus genügt auch ein Verweis auf eine bestehende Vereinbarung. Ihre Vereinbarungen mit dem Kunden muss jedoch durch das Finanzamt leicht nachprüfbar sein, das heißt, sie muss in Schriftform vorliegen und auf Nachfrage ausgehändigt werden.

Beispiele:

„Wir gewähren 2% Skonto bei Zahlung bis zum 31.12.2017.“

Es gelten die bestehenden Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“

Unser Praxistipp: Gut sichtbare Angaben zu Skonto, Rabatt und Bonus sind nicht nur Pflicht, sondern auch eine Art der Verkaufsförderung.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt für alle Rechnungen, die Sie ausgestellt haben und ebenso für alle Rechnungen, die Sie selbst erhalten haben. Achten Sie darauf, dass alle Rechnungen geordnet und sicher lagern, und Sie schnell darauf zugreifen können, falls das Finanzamt Nachfragen hat.

Grundsätzlich dürfen Rechnungen elektronisch gespeichert werden, solange Sie Datensicherheit und schnelle Verfügbarkeit für das Finanzamt gewährleisten können.

Unser Praxistipp: Lassen Sie Ihr Archivierungssystem durch einen Wirtschaftsprüfer abnehmen!

 

Sie haben Fragen? Oder brauchen Hilfe? Kontaktieren Sie uns einfach!

GoBD-Check, Belegablage

GoBD-Check – prüfen Sie Ihre „geordnete“ Belegablage!

GoBD Buchführung nachhaltig – nachvollziebar planen

Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit und prüfen Sie, an welchen Stellen im Unternehmen noch Handlungsbedarf bei der Umsetzung der GoBD „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ bestehen.

Diese Vorschrift gilt nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen, auch für diejenigen die nur eine Einnahmen- und Überschussrechnung (z.B. Freiberufler, Kleinunternehmer) erstellen, gelten die GoBD.

Es gelten die formellen und materiellen Anforderungen der Buchführung. Die formellen Anforderungen sind gem. §§ 238 ff. HGB und in §§ 145 bis 147 AO geregelt. Zudem sind die Bücher und Aufzeichnungen materiell ordnungsgemäß zu führen.

Materiell ordnungsgemäß sind diese, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und gebucht bzw. verarbeitet werden.

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnittes den Gewinn/Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren, beeinflussen oder verändern.

GoBD-Check

Einen ausführlichen Leitfaden erhalten Sie auf Anfrage!

 

 

 

 

 

 

PrüfungspunkteJaNeinErledigt durch den Einsatz von Addison OneClick
1Werden alle Unterlagen und Daten, die steuerrelevant sind aufbewahrt?

Unser PRAXISTIP: Alternativ kann eine Archivierung der unter Nr. 1 genannten Geschäftsvorfälle  bereits mit ADDISON OneClick siehe „Archiv“ gewährleistet werden! Diese Funktion steht allen Nutzern uneingeschränkt zur Verfügung!

PapierbelegeEingangs- und Ausgangsrechnungen
Lieferscheine
Geschäftskorrespondenz
Kassenbuch, Kassenbelege, Z-Bon´s
Kassenzählprotokolle
usw.
Daten (aus…)Geschäfts-E-Mails (auch der Mitarbeiter)
elektronische Rechnungen
Finanzbuchführung
Lohnbuchhaltung
Kassensystem
Warenwirtschaftssystem/Fakturierung
Zahlungsverkehr
elektronische Kontoauszüge
Geldspielgeräte
Taxameter
Zeiterfassungssystemen
Dokumentenmanagementsystemen
Kostenrechnungssysteme
usw.
2Ist sichergestellt, dass bei allen Hardwaresystemen, bei sämtlicher eingesetzter Software usw. eine ausreichende Dokumentation der Systeme/Software vorliegt und werden auch deren nachträglichen Änderungen protokolliert?

–       Lizenzierung

–       Einweisungsprotokolle in die Systeme

3Wird der Umgang mit Belegen und Daten durch entsprechende Verfahrensanweisungen im Unternehmen geregelt?

–       Verfahrensdokumentation

–       Belegablaufpläne

4Ist das Rechnungswesen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und sicher aufbewahrt?

Unser PRAXISTIP: Entscheidend ist die Organisation der Belegsammlung, es geht vor allem um eine  „vollständige“, „richtige“, „geordnete“ Ablage der Belege/Geschäftsvorfälle. Verantwortlich für die Organisation ist einzig und allein der Unternehmer/Inhaber/Geschäftsführer. Alle gesetzlichen Anforderungen werden durch die ADDISON OneClick Arbeitshilfen erfüllt. Führen Sie Ihre Bücher mit den angebotenen ADDISON OneClick Arbeitshilfen

–       ADDISON OneClick Rechnungseingangsbuch

–       ADDISON OneClick Rechnungsausgangsbuch

–       ADDISON OneClick Kassenbuch

–       ADDISON OneClick Angebot & Rechnung

–       ADDISON OneClick Bankbuch/Banking

 
5Werden alle Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst/gesammelt?

Unser PRAXISTIP: Alle gesetzlichen Anforderungen werden durch die ADDISON OneClick Arbeitshilfen erfüllt. Führen Sie Ihre Bücher mit den angebotenen ADDISON OneClick Arbeitshilfen

–       ADDISON OneClick Rechnungseingangsbuch

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–       ADDISON OneClick Bankbuch/Banking

6Wird die Buchführung regelmäßig festgeschrieben?
7Werden sämtliche elektronischen Daten für das Rechnungswesen revisionssicher, d. h. unveränderbar, gespeichert?
8Ist sichergestellt, dass alle elektronischen Daten während der Aufbewahrungsfrist (oft zehn Jahre) lesbar gemacht werden können?
9Sind Daten und Belege gegen Verlust, Diebstahl und Vernichtung ausreichend gesichert?
10Werden regelmäßig die elektronischen Daten gesichert?
11Ist im Unternehmen ein Internes Kontrollsystem (IKS) eingerichtet, welches die Verfahrensanweisung zum Umgang mit Daten und Belegen kontrolliert und sichert, z. B. durch Zugangskontrollen, Abstimmprotokolle, Benutzerberechtigung oder Vier-Augen-Prinzip?
12Sind Privatdaten von Unternehmer und Angestellten von den Computern verbannt oder zumindest vor einem Prüferzugriff geschützt (z. B. zweite Festplatte)? 

 

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gern zur Verfügung! Kontakt

Bedeutung der GoBD für Unternehmen

Was bedeuten die GoBD ab 01.01.2017 eigentlich für den Unternehmer?

GoBD Grundsätze ordnungsgemäßer DV-Buchhaltung im Zuge der Digitalisierung

Zu den Aufgaben eines Unternehmers gehört es (und dies schon immer)die ordnungsgemäße Sammlung, Aufbereitung, systematische Aufzeichnung und Archivierung der Belege für die Buchführung zu organisieren und zu gewährleisten.

Das gilt auch für nicht buchführungspflichtige Unternehmen!

Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist grundsätzlich der Unternehmer.

Das gilt auch dann, wenn er diese Arbeiten oder Teile davon fremden Dritten zum Erledigen übertragen hat. Das ist stets der Fall, wenn Teile des gesamten Systems aus organisatorischen oder technischen Gründen ausgelagert wurden (z.B. Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung usw. ). Als fremder Dritter in diesem Sinne gilt auch der beauftragte Steuerberater oder das beauftragte Buchhaltungsbüro. Sollte diese der Fall sein, vergewissern Sie sich, dass der Anbieter diese Anforderungen auch erfüllt.

Fast alle Betriebsabläufe organisiert ein Unternehmer heute mittels moderner Informations- und Kommunikationstechnik.

Die Geschäftskorrespondenz, die Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen  und Dokumentationen werden mittlerweile elektronisch geführt.

Branchenbedingt kommt nahezu  überall Software zum Einsatz, z.B.  für die Auftragsverwaltung und Fakturierung, Warenwirtschaft, elektronischen Waagen, Kassen, Zahlungsverkehr, Finanzbuchführungs-, Anlagenbuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssysteme, Archivierungs- und Dokumentenmanagmentsysteme aller Art usw. . Die sogenannten Vor-, Haupt- und Nebenbücher wurden von der Papierform auf die vorgenannten Datenverarbeitungssysteme übertragen.

„Bücher“ i.S. des BMF Schreibens vom 14.11.2014 und damit der GoBD sind somit nicht nur die klassischen Aufzeichnungen in Papierform jedweder Art, sondern auch elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten mittels angewendeter Software.

Dies alles hat die Finanzverwaltung nun in ein  BMF-Schreiben vom 14.11.2014 über die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-Buchhaltung und den Datenzugriff“ kurz GoBD zeitgemäß verfasst. Darin werden alle derzeit gültigen Vorschriften zur Führung von Büchern und zur herkömmlichen und elektronischen Archivierung der Geschäftsunterlagen zusammengefasst.

Ordnungsgemäß ist eine „zeitgemäße“ Buchführung, wenn sie folgende Merkmale erfüllt:

  • Buchführungswahrheit (die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen den tatsächlichen und belegmäßigen Verhältnissen entsprechen)
  • Buchführungsklarheit bzw. –ordnung (die Geschäftsvorfälle müssen systematisch und einzeln erfasst und durch übersichtliche und nachvollziehbare Buchungen aufgezeichnet werden. Die Belegsammlung darf nicht planlos erfolgen. Sie muss entsprechend einer bestimmten Ordnung aufgebaut sein)
  • Vollständigkeit (der Grundsatz erfordert ein vollzähliges und lückenloses Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle, es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Dass verbuchen von Sammelbeträgen z.B. aus Abrechnungsübersichten diverser Shopsysteme (Amazon/Ebay usw.) ist nicht zulässig. Das vom Unternehmer eingesetzte DV-System (Software) muss eine vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ermöglichen )
  • Nachvollziehbarkeit (die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen in der Verarbeitung mit dem angewandten Buchhaltungssystem einfach verfolgt werden können. Keine Buchung ohne Beleg. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen können. Eine progressive als auch retrograde Prüfung der Geschäftsvorfälle muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und für jeden Verfahrensabschnitt möglich sein)
  • Zeitnah (die Geschäftsvorfälle müssen in einem zeitlichem Zusammenhang, geordnet, übersichtlich und zeitlich chronologisch erfasst werden. Kassenbewegungen müssen grundsätzlich täglich aktuell aufgezeichnet werden. Sofern die Aufzeichnungen in zeitlichen Abständen erfolgen, muss der Unternehmer Maßnahmen zur Sicherung der Ursprünglichkeit und der Vollständigkeit ergreifen )
  • Gewährleistung der Lesbarkeit (die Geschäftsvorfälle müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Bei einer Umstellung des Systems ist die Lesbarkeit der „Altunterlagen“ sicherzustellen)
  • Sicherung der Auswertbarkeit (die Geschäftsvorfälle müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist elektronisch auswertbar sein, auch das Altsystem muss gdpdu-fähig sein)
  • Unveränderbarkeit (die Geschäftsvorfälle dürfen nicht verändert werden, ihr ursprünglicher Inhalt muss immer feststellbar bleiben, die Ursprungsdatei muss immer gesichert sein, dass Überschreiben einer Datei ist nicht statthaft)

Folgen von Buchführungsverstößen:

Kann eine Buchführung aufgrund formeller und materieller Mängel  die vorgenannte Dokumentations- und Informationspflicht nicht erfüllen, kann dies durchaus schwerwiegende Folgen haben. Neben der Verwerfung der Buchführung bei einer Finanzamtsprüfung, welche aufgrund von Schätzungen Steuernachzahlungen begründen, drohen buß- und strafrechtliche Konsequenzen gegen den Unternehmer! Eine Differenzierung nach dem sachlichen Gewicht eines Buchführungsmangels (wesentliche und unwesentliche Mängel) ist dabei  aber zu berücksichtigen.

Praxistipp: Machen Sie Ihre Buchführung sicher und organisieren Sie Ihr Büro, nutzen Sie unser

Addison OneClick Rechnungseingangs-/Rechnungsausgangsbuch www.youtube.com/watch?v=8jDRC_U3Zzg

Addison OneClick Kassenbuch www.youtube.com/watch?v=Cxne2zhEkGQ

Addison OneClick Bankbuch www.youtube.com/watch?v=Cmp6sFRndE0

Addison Angebot & Rechnung www.youtube.com/watch?v=qdR1PnFlFOk

bzw. die vorhandenen Fibu-Schnittstellen ihrer eingesetzten Software der Warenwirtschafts-, Fakturierungs-, Shop-, Payment- und Kassensysteme.

 

Sie haben Fragen? Oder brauchen Hilfe? Kontaktieren Sie uns einfach!

Kassennachschau

Kassennachschau? Was ist zu beachten?

Der Bundestag  hat am 15.12.2016 ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen, wie z.B. bei elektronischen Kassen.

Die Zustimmung des Bundesrates erfolgte am 16.12.2016, hier finden Sie das Gesetz beim Bundesfinanzministerium.

Die Steuerkontrolle im Bereich der digitalen Grundaufzeichnungen wurde verstärkt. Ähnlich wie die Umsatzsteuer- bzw. Lohnsteuernachschau, wird es zukünftig auch eine Kassennachschau geben, dies ist in § 146 b AO geregelt.

Die Kassennachschau ist ein eigenständiges Verfahren der Finanzverwaltung zur zeitnahen Prüfung

  • der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und
  • der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung!

Die Kassennachschau erfolgt unangekündigt!

Betroffen sind alle computergestützten Kassensysteme, Registrierkassen und offene Ladenkassen. Bei der Kassennachschau handelt es sich um keine Außenprüfung im Sinne von § 193 AO. Werden jedoch Mängel festgestellt, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.

Vorzulegen sind alle Aufzeichnungen, Bücher und für die Kassenführung relevante Organisationsunterlagen, weiterhin sind dem Prüfer alle zweckdienlichen Auskünfte zu erteilen. Elektronische Daten sind über die digitale Schnittstelle zu übermitteln.

Unser Praxistipp: Nutzen Sie die Addison OneClick Kasse zur Erfüllung der Pflicht zur Führung eines Kassenbuches auf sichere Art und Weise.

Ihre Vorteile im Überblick

– Addison OneClick Kasse ist GoBD testiert

– einfache Dateneingabe in übersichtlichen Masken

– umfangreiche Prüfroutinen für mehr Sicherheit (Kassenminus-Prüfung, Kassensturz etc.)

– SSL-Verschlüsselung und sichere Datenübertragung

– Einhaltung der strengen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes

– einfache Integration der  Bankdaten

– einfacher Upload von Kassendaten aus anderen Systemen

Was wird Gegenstand einer Kassennachschau sein?

Folgende Punkte können bei einer Kassennachschau abgefragt und geprüft werden. Seien Sie gut vorbereitet, überprüfen Sie Ihr bestehendes Kassensystem schon jetzt und treffen Sie alle notwendigen Entscheidungen zu weiteren Organisations- und Arbeitsanweisungen ggf. Umstellung der Kassensysteme:

Kassennachschau Prüfliste

JaNein
1.       Art der Kassennutzung

–          EDV- Registrierkasse

–          mechanische Registrierkasse

–          offene Ladenkasse

2.       Wie viele Kassen wurden während des Prüfungszeitraums benutzt bzw. waren vorhanden?
3.       Fabrikat mit Typenbezeichnung der eingesetzten EDV-Kasse/n?
4.       Als Auskunftspersonen wurden benannt: Name, Vorname, Funktion
5.       Für die Kassenführung verantwortliche Personen: Name, Vorname
6.       Für den täglichen Kassenablauf verantwortliche Person: Name, Vorname
7.       Wer erstellte die Kassenberichte und war für das Kassenbelegwesen verantwortlich?
8.       Inwieweit hatte der Unternehmer oder ihm nahestehende Personen Einfluss auf die Kassenführung?
9.       Wurde ein Kassenbuch geführt?
10.   Bestand die Kassenbuchführung in einander gereihten Kassenberichten?
11.   Wurde das Kassenbuch täglich geführt?
12.   In welchem Turnus wurden Kassen-Soll und Kassen-Ist überprüft?

Kassensturz

13.   Wie wurden Differenzen in der Kassenbuchführung erfasst?
14.   Wurden Einnahmen aus unbaren Geschäftsvorfällen (Schecks, Kreditkarten) zutreffend (gesondert) erfasst?
15.   Das Kassenbelegwesen besteht aus:

–          Registierkassenstreifen

–          Tagesendsummenbons

–          Kassenberichte

–          Sonstigen Verkaufsbelegen

–          Aufzeichnungen über Tageseinnahmen ohne Belege

–          Belegen über Barausgaben

16.   Wurden tägliche Kassenbestandsaufnahmen durchgeführt und die Tageskasseneinnahmen über Kassenberichte ermittelt?
17.   Ist der Kassenbericht logisch aufgebaut?
18.   Erfolgt die Rückrechnung der täglichen Bareinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand bei  Geschäftsabschluss?
19.   Sind Kassenfehlbeträge festzustellen?
20.   Sind Kassenverluste (z.B. Geldverluste durch Diebstahl/Unterschlagung) festzustellen?
21.   Sind außergewöhnlich hohe Kassenbestände festzustellen?
22.   Ist das Ergebnis eines eventuell durchzuführenden Kassensturzes zutreffend?
23.   Sind Bareinlagen mit ungeklärter Mittelherkunft in nicht unerheblicher Höhe festzustellen?
24.   Sind Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen gebucht worden?
25.   Sind Barentnahmen laufend gebucht worden?
26.   Sind Barentnahmen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen nachträglich abgeändert worden?
27.   Sind sonstige Unregelmäßigkeiten festzustellen?

–          Radierungen

–          Rechenfehler

–          nicht zeitgerechte Aufzeichnungen

28.   Sind Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zur EDV-Registierkasse vorhanden?

–          Bedienungsanleitung

–          Programmabrufe

–          Anweisungen zum Ausdruck oder Unterdrücken gewisser Daten oder Speicher

29.   Bestand/Besteht ein ausreichend sicheres internes Kontrollsystem, bei dem der einzelne Bediener/Anwender die Programmierung nicht manipulierend ändern konnte/kann?
30.   Ist das interne Kontrollsystem für die Art und Größe des Betriebes ausreichend?
31.   Inwieweit wurde von der Programmierung von vorhandenen betriebsspezifisch wählbaren Programmierungsmöglichkeiten Gebrauch gemacht?
32.   Von wem wurden die Programmierungen vorgenommen?

–          Anwender

–          Händler

–          Weitere:

33.   Wurden über die einzelnen Programmierungen bzw. Änderungen Programme erstellt und aufbewahrt?
34.   Sind Trainings- oder Schulungsspeicher im Wege der Programmierung eingerichtet worden?
35.   Ist/War der Ausdruck von Proforma Rechnungen möglich?

–          Wenn ja: Sind Rechnungsdurchschläge aufbewahrt worden?

36.   Mit wie vielen Speichern ist die EDV-Registrierkasse ausgestattet (einschließlich Trainings- und Schulungsspeicher)?
37.   Sind alle vorhandenen Speicher in den Registrierkassenstreifen/Tagesendsummenbon´s/Finanzberichten erfasst worden?
38.   Wenn nur Tagesendsummenbon´s und keine Registrierkassenstreifen aufbewahrt wurden: Weisen diese die Anzahl der durchgeführten Nullstellen (Z-Abfragen) aus?
39.   Sind die Nummern der Z-Abfragen (Z-Bons) fortlaufend festgehalten?
40.   Wurde der Ausdruck programmgesteuert unterdrückt?
41.   Liegen bezüglich der Stornobuchungen usw. Aufzeichnungen oder Belege, z.B. falsch verbuchte Originalbelege, vor?
42.   Bezüglich der GT-Speiche: Weisen die Tagesendsummenbon´s (Finanzberichte) den GT-Speicher aus?

Wenn ja: Sind für einen repräsentativen Zeitraum die Bruttoeinnahmen mit den Veränderungen im GT-Speicher summarisch abzugleichen?

43.   Sonstige Auswertungen: Liegen neben den Tagesendsummenbon´s weitere Auswertungen (z.B. Warengruppen- oder Kellnerberichte) vor?
Ergebnis:

–          Es wurden keine Prüfungsfeststellungen getroffen, die gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung sprechen.

–          Die Kassenbuchführung ist nicht ordnungsgemäß.

 

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Amazon Polen

Das Amazon-Lager in Polen hat Konsequenzen für deutsche Geschäftspartner.

Ende 2014 hat der weltgrößte Online-Händler Amazon drei Verteilzentren in Polen eröffnet. Damit verwirklicht das Unternehmen seine bereits 2013 angekündigte neue Transport- und Lagerungspolitik. Für deutsche Amazon-Geschäftspartner kann das mit wesentlichen Änderungen und neuen Verpflichtungen verbunden sein. Dazu hat die deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer (AHK Polen) eine Information ausgearbeitet.

Bisher verfügte Amazon über 27 europäische Zentren, die in Deutschland, Frankreich, Spanien und Großbritannien lokalisiert sind. Die neuen Logistikzentren in Polen – jedes mit einer Größe von rund 100 000 Quadratmetern, was einer Fläche von 13 Fußballfeldern entspricht – sind die ersten Konzerninvestitionen in Mittelosteuropa und dabei gleichzeitig die modernsten Zentren in der Welt. Aus Polen werden derzeit vor allem die Kunden in Deutschland, aber auch in anderen Ländern beliefert. Nutzen deutsche Amazon-Geschäftspartner die neuen Amazon-Logistikzentren in Polen zur Lagerung ihrer Waren, so hat das auch umsatzsteuerliche Konsequenzen.

Denn der Warentransfer aus einem deutschen Amazon-Lager in ein Logistikzentrum in Polen, zur Lagerung für einen unbestimmten Zeitraum, stellt aus umsatzsteuerlicher Sicht ein unternehmensinternes Verbringen dar. Allerdings finden die Vereinfachungsregelungen für Konsignationslager (sogenannte Call-Off-Stocks) in diesem Fall keine Anwendung. Das hat zur Folge, dass die deutschen Unternehmen, die ihre Produkte an die Amazon-Logistikzentren nach Polen verbringen, den polnischen Steuerrichtlinien unterliegen und sich vor Ort umsatzsteuerlich registrieren lassen müssen.

Weiter ist es erforderlich in Polen einen innergemeinschaftlichen Erwerb anzumelden. Dazu ist eine polnische USt-IdNr. erforderlich, die vorab in Polen beantragt werden muss. Sowohl Registrierung als auch Beantragung der Nummer sollte bereits vor dem ersten internen Verbringen erfolgen. Jeder Lieferant ist für die Anmeldung und die Einhaltung der steuerrechtlichen Bedingungen selbst verantwortlich. Die AHK Polen unterstützt jedoch bei der Umsatzsteuerregistrierung und Erfüllung der weiteren umsatzsteuerlichen Pflichten.

Der Warenverkauf aus dem Amazonlager in Polen muss – sofern keine Steuerbefreiung greift – mit dem gültigen polnischen Umsatzsteuer-Satz in Rechnung gestellt werden. Die deutschen Amazon-Geschäftspartner sind also verpflichtet, die von Amazon erhaltene Umsatzsteuer nachträglich an das polnische Finanzamt zu melden und zu überweisen. (Quelle: IHK-Hannover)

Selbstanzeige

Neuregelung der strafbefreienden Selbstanzeige

Seit dem 1.1.2015 gelten neue Regeln für die strafbefreiende Selbstanzeige. Gegenüber der alten, bis Ende 2014 geltenden Regelung hat sich folgendes geändert. Eine Steuerhinterziehung bleibt jetzt bei einer Selbstanzeige grundsätzlich nur noch bis zu einem Hinterziehungsvolumen von 25.000 € straffrei. Bei höheren Beträgen kann von einer Strafverfolgung nur bei Zahlung eines entsprechenden Zuschlags abgesehen werden. Dieser beträgt bei einer Summe von mehr als 25.000 € 10 %, ab 100.000 € 15 % und bei mehr als einer Million Euro 20 %. Zudem wird die Verjährung auf zehn Jahre ausgedehnt.
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