Verfahrensdokumentation, Belegablage

Verfahrensdokumentation – für eine GoBD konforme und geordnete Belegablage

Mit dem Inkrafttreten der neuen GoBD ab dem 01.01.2015 (ab 2017 für alle bindend) ist der Begriff „Verfahrensdokumentation“ wieder ein Thema. Dabei ist diese Problematik nicht neu, seit über zwanzig Jahren sollte jedes Unternehmen bereits über eine Verfahrensdokumentation verfügen, so steht in den GoBS von 1995 geschrieben. Die Wirtschaft hat sich nicht ernsthaft darum gekümmert und die Finanzverwaltung in der Praxis nicht weiter daran gestört.

Doch nun bekommt das Thema Verfahrensdokumentation neuen Schwung.

Immer mehr Außenprüfer lassen sich jetzt die Verfahrensdokumente zeigen.

Kann eine Verfahrensdokumentation nicht vorgelegt werden, so ist zunächst die Beweiskraft für eine geordnete und sichere Belegablage einer konventionellen oder IT-gestützten Buchführung gestört, es liegt in der Folge ein Verstoß gegen die GoBD vor.

Dass eine Verfahrensdokumentation zukünftig notwendig sein wird, sollte somit unstrittig sein. Welchen Umfang die Dokumentation aber haben sollte, welchen Inhalt, welche Struktur, dass hängt von der jeweiligen Größe und Organisation des Unternehmens ab.

Eine Verfahrensdokumentation soll Antworten auf folgende Fragen geben:

  • Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
  • Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
  • Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
  • Wie ist das eventuelle Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
  • Wie ist der Ablageort (z. B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
  • Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
  • In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z. B. unternehmensinterne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
  • Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
  • Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Werden Teile des Verfahrens durch beauftragte Dritte wie z.B. Steuerberater oder IT Unternehmen angewendet oder ausgeführt, ändert das grundsätzlich nichts an der Verantwortung des Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen (Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer) für die Ordnungsmäßigkeit im Außenverhältnis z.B. gegenüber dem Finanzamt. Um dieser Verantwortung nachzukommen, sollte er eine ausreichende Sorgfalt bei der Auswahl seines Dienstleisters (Steuerberater, IT-Unternehmen), dem Auftragsumfang und der abgestimmten Einrichtung ordnungsmäßiger Verfahren walten lassen.

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  • KEINE!!!

 

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